第11章 企业资源规划系统导入
前言宣誓大会与启蒙教育导入新系统的步骤影响实行成效的因素 个案10B-聚福公司导入企业资源规划系统
本章章节前言企业想要成功执行专案管理,严谨与有效的步骤流程是不可或缺的.其他企业导入ERP的宝贵经验,可让公司作为借镜.企业若能确实掌控专案关键成功因素(KSF)则可以大幅增加成功的机会.
宣誓大会的作用是凝聚公司对推动专案的共识,其主要内容包括以下各项:公司的愿景、任务与策略.导入企业资源规划系统的理由.高层管理者的支持.对於公司职员的工作权保障.介绍专案小组成员.
宣誓大会
启蒙教育系指教导员工有关「企业资源规划的简介、相关效益、对於公司的影响」以及「员工应持有的态度」等重要观念.
启蒙教育
步骤一:制订专案管理事项步骤二:制订各部门目标与绩效指标步骤三:教育训练步骤四:硬体安装步骤五:软体安装步骤六:资料校正与转换
导入新系统的步骤
步骤七:会议室先导测试(conference room pilot)步骤八:工厂模拟(plant simulation)步骤九:正式上线步骤十:持续改善
导入新系统的步骤(续)
进行专案管理有三项重要的控制事项:专案范围专案资源专案时间
步骤一:制订专案管理事项
部门目标的设定可让公司与部门更容易掌握新系统的实行成效.绩效指标会影响员工的工作行为,一个良好的绩效指标应该以愿景为基础,才能驱使员工朝向公司既定的目标前进.
步骤二:制订各部门目标与绩效指标
教育与训练两者各有不同的意义.根据参与训练课程人员的不同,公司可以将教育训练分成两个阶段.
步骤三:教育训练
第一阶段:专案小组成员与超级使用者的训练课程大多是在软体供应商的训练中心开设,主要原因:机器设备的不足.免於公司杂事干扰.可与其他公司经验交流.
步骤三:教育训练(续)
第二阶段:一般员工的教育训练可在公司内部开设,其理由如下:测试相关机器设备.节省受训者时间.受训者可以专注在部门需求上.典型的教育训练追溯表,是管理员工受训情况的工具如表11.1所示
步骤三:教育训练(续)
表11.1典型的教育训练追溯表
企业资源规划系统的硬体架构主要有: 伺服器:对於伺服器的选择应注意稳定性运算速度升级性用户端(个人电脑)区域网路
步骤四:硬体安装
相关软体包括作业系统、资料库以及企业资源规划应用软体.在软体安装前,应该确保所有的硬体都能够运行无误.进行软体安装时,应该逐一的安装、测试,才能在问题发生时,追溯出错的来源.
步骤五:软体安装
ERP系统中通常下列几项资料需要校正:项目档物料标准表(Bill of material, BOM)途程档工作中心档资源/设施档工厂日历档各种历史资料档
步骤六:资料校正与转换
资料转换时,公司通常会面临两个主要的障碍:新旧系统使用不同的资料库旧系统没有新系统需要的资料
步骤六:资料校正与转换(续)
会议室先导测试的主要目的有:对电脑系统实施张力与容量测试.测试员工对新系统的使用.挖掘潜在问题.学习如何因应意外状况.
步骤七:会议室先导测试
为了让会议室先导测试能够顺利进行,必须先完成下列的准备工作:基本测试环境.完整的事业流程.创造『系统错误』的情境.设定与测试安全系统.
步骤七:会议室先导测试(续)
会议室先导测试的典型流程是从「接受顾客订单到出货给顾客」,如果公司另有独特的功能或是流程,也要加以测试.完成流程修正后,专案小组根据所修订的流程制订基本政策与程序,并做成相关文件,让公司员工利用这些文件作为行动的准则与规范.
步骤七:会议室先导测试(续)
进行工厂模拟时,有关公司营运时可能发生的变动状态都必须加以演练,才能真实反映出公司的营运情形.工厂模拟作业告一段落后,专案小组收集相关资料,向公司高层管理者报告,作为正式上线的判断依据.
步骤八:工厂模拟
系统正式上线的方法有下列三种:全盘更新(big bang或cold turkey).平行实施.选择单一模组或部门先行导入.上线初期,应该由专案小组、公司部门、软体供应商、顾问公司等人员组成监控小组,随时掌握所发生的问题.
步骤九:正式上线
使用者透过经验的累积与分析,检视流程的合理性,作为未来改善的目标.成功的企业应该将持续改善成为公司的常规活动,也是公司进步的原动力.ERP系统导入专案之甘特图如图11.1所示.
步骤十:持续改善
图11.1 ERP系统导入专案之甘特图
根据研究,指出许多公司在导入企业资源规划系统时常遇到困难与障碍,有:使用者问题:人的阻碍(people obstacle)62%管理问题:事业流程问题(business process issue)16%系统问题:资讯技术问题(information technology issue)12%
影响实行成效的因素
导入新系统时常有下列的问题:员工的抗拒.缺乏良好的教育训练.员工间的沟通不良.使用者对新系统期望过高.
使用者问题:人的阻碍
导入新系统时,常发现管理方面的疏失有:缺乏导入专案愿景或愿景不良.缺乏最高管理阶层的支持与参与.没有整合的专案规划与管理.事业流程再造.缺乏有效率的决策制订过程.
管理问题:事业流程问题
复杂的技术问题会导致专案的失败,这些问题有:新系统不符合需求.复杂且未定义的介面(interface).不良的订制程式码(custom code).
系统问题:资讯技术问题
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
导入过程(一)丁公司的系统并非完全满足聚福公司的需求,必须就作业流程与系统功能作差异分析,以决定如何解决这些差异.大部分差异存在於作业报表与系统报表之间的差异,该系统可以透过参数的设定与修改以获得公司所要之报表内容,因此在系统功能面的修订可说是十分成功.
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
导入过程(二)该公司举办全公司规模的宣誓大会,由总经理向员工们传达新系统能替公司带来的益处,藉此凝聚公司整体的共识.透过顾问公司与供应商举办一系列的ERP系统的教育与训练,让员工实地操作新系统.
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
导入过程(三)专案小组构建出一套吻合公司日常作业活动的环境,测试系统的稳定性与负荷能力.各部门并进行资料校正的工作,并交由资讯部门进行资料转换的工作.为了避免员工同时操作新旧系统的混乱与困扰,再加上员工在受训期间对新系统的接纳度颇高,聚福公司决定采用新系统一次全盘导入的方式.
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
绩效评估(一)由於专案控制得当,新系统最后实际上线时间与预定上线时间相差不到20天.在专案计画资金控制方面,因为指导委员会决议追加预算升级个人电脑,造成预算的增加,这是聚福公司在专案规划时所没考虑到的事项,值得其他公司参考.
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
绩效评估(二)系统导入初期,专案小组与顾问公司也规划专案的绩效分析并设定部门目标与衡量指标,包括长、中、短期三个阶段.以仓储部门为例,新系统的使用让公司库存的正确性由75% 提高到90%,以及能有效掌握库存的状态,且所需的作业人力减少约20%.
个案10B 聚福公司导入企业资源规划系统
绩效评估(三)聚福公司正式上线距今只有半年,因此对於中期与长期目标尚无法去评估,事实上企业资源规划系统的导入对公司而言是长期策略之一,因此也不适合以单纯的投资报酬率概念来衡量整个专案.就专案管理、短期目标而言,聚福公司可以说是成功的导入企业资源规划系统的范例之一.
问题讨论
1.聚福公司导入ERP系统的过程中,是否发生过什麽问题?如何解决的?对於上述解决问题的方法,您有什麽建议吗? 2.聚福公司导入ERP系统后,曾对哪些项目作过绩效评估?您认为还有哪些项目应该再加以考虑?请提出您的建议.
第11章 企业资源规划系统导入
前言宣誓大会与启蒙教育导入新系统的步骤影响实行成效的因素 个案10B-聚福公司导入企业资源规划系统
本章章节前言企业想要成功执行专案管理,严谨与有效的步骤流程是不可或缺的.其他企业导入ERP的宝贵经验,可让公司作为借镜.企业若能确实掌控专案关键成功因素(KSF)则可以大幅增加成功的机会.
宣誓大会的作用是凝聚公司对推动专案的共识,其主要内容包括以下各项:公司的愿景、任务与策略.导入企业资源规划系统的理由.高层管理者的支持.对於公司职员的工作权保障.介绍专案小组成员.
宣誓大会
启蒙教育系指教导员工有关「企业资源规划的简介、相关效益、对於公司的影响」以及「员工应持有的态度」等重要观念.
启蒙教育
步骤一:制订专案管理事项步骤二:制订各部门目标与绩效指标步骤三:教育训练步骤四:硬体安装步骤五:软体安装步骤六:资料校正与转换
导入新系统的步骤
步骤七:会议室先导测试(conference room pilot)步骤八
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